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发布时间：2019年04月15号，星期一 快速评论
4.1 采购流程优化的目标。
对于长影世纪城的采购流程优化，是以提高长影世纪城采购效率、降低采购成本、提高供货保障、降低采购员工作强度、保证安全生产以及节能环保为最终目的。
4.2 采购流程优化的原则。
1.清除原则。将采购流程中各个环节根据功能进行细分，区分出基本性环节与辅助性环节，对辅助性环节中非必要的环节进行区分，剔除不能产生价值的多余环节。
2.简化原则。在清除原则的基础上进行物资采购流程的简化，清除过程中，无法产生价值的多余的环节被剔除，通过技术和方法整合留存下来的环节，简化是对清除了多余环节之后的留存的流程进行优化，整合流程中类似的环节，促使采购流程更加顺畅。
3.目标可行性原则。基于长影世纪城的国企背景，管理程序及运行模式相对复杂，因此采购流程优化设计应该从长影世纪城的整体实际出发，提出切实可行的优化方案。
4.高效原则。长影世纪城进行采购流程优化设计是为了降低采购成本，提升采购效率，因此需要对每个环节每个人都要进行恰到好处的设计，优化完善得到高效运转的采购流程。
5.权、责、利相统一的原则。在长影世纪城现有的采购流程中，权利与责任没有明确的划分，有很多无法覆盖的灰色地带，因此在进行优化设计时，应该明确采购员的权利与责任，充分调动采购员工作积极性。
4.3 采购流程优化的内容。
4.3.1 流程环节设计优化。
长影世纪城由长影集团有限责任公司作为绝对控股股东的长影股份公司投资开发，由于长影的国企背景，企业体制机制和规模都在一定程度上制约采购流程的优化，进行更大规模更规范的改革在现阶段可行性甚低，因而只能做阶段性的有限调整，切实可行的对长影世纪城采购流程环节进行优化设计。
在进行 5W1H 分析的基础上，寻找采购流程的改善方向，运用 ECRS 分析法，即取消、合并、重组和简化的原则，对长影世纪城采购流程进行优化设计：1.取消采购经理对采购员所询价格的复核及财务经理审批的环节。采购经理对于价格的复核对于整个采购流程并无实际意义，既不能对价格本身产生控制，也不能决定采购是否进行;财务部复核的环节也是如此，对流程进行并没有存在的必要性。故将这两个环节取消。
2.取消打印不必要的纸质单据，这种传统的操作模式不但浪费时间而且不环保。应建立信息共享平台，将相关数据录入服务器中，数据按照设定时间定时定点自动进行备份更新，确保所提供的数据安全可靠且具有完整可追溯性，这样既避免因签字环节不及时而造成的浪费时间，也避免了纸质资源的消耗和浪费，同时节省了纸质资料归档所耗费时间。
3.合并预算内采购及预算外采购的流程。严格预算，从根本上杜绝加急采购的发生，降低采购成本，减少采购员不必要的工作量。
4.增加采购员与申购部门复核确认所需采购物资的环节，一对一的直接沟通落实详细数据，使所采购的物资足够满足使用部门的需求，降低流程执行时的风险，以确保采购工作高效流畅的进行，避免给长影世纪城造成损失。
5.增加物资质量监察环节。对于所采购回来的物资，库管员在入库前，申购部门或相关技术人员必须到达现场对产品质量进行严格的检测。增加此环节后，能及时的发现所购物资的质量问题，采购员能够第一时间与供应商协调相关退换货事宜。避免了因出库时才发现质量问题而引发的一系列麻烦与纠纷，减少了库管人员与采购员的不必要工作量，提高了流程的操作效率。
6.对所保留的环节与合并后的环节进行重排，使采购流程更加顺畅。
优化后流程如图 4.1:
4.3.2 采购部门设置优化。
为了便于组织开展工作，必须明确采购部门的职能。长影世纪城应制定符合长影世纪城背景的采购规章制度;采购计划和采购预算应该严格根据长影世纪城实际情况进编制;建立供应商管理制度;规范采购合同管理;对采购进度及采购质量进行严格把控;完善库存管理数据资料。
长影世纪城设置有专门的采购部门----保障部，负责采购主要分为物资采购类、工程建设类、设备维护及改造、纪念品定制、及经营服务类等，由于采购周期长短不一，采购物资种类繁多，有些物资种类界定划分不清，因而没有采用将采购员按物资种类安排采购的分工方式，根据提交采购申请的部门采购任务量合理安排分工，改造成本最小的提高采购效率，将合同初审归为内勤工作，由原来负责内勤的采购员负责。采购经理不直接负责物资采购。具体分配情况见图 4.2:
4.3.3 采购合同管理优化。
1.严格采购合同审批流程。
长影世纪城的采购项目分为招标项目与非招标项目的采购，非招标项目的管理目前由公司高层，使用部门、实施部门，经办部门相互制衡和层级管理的运作模式。所有的非招标项目的审批都要督导部和财务部审核，总经理批示方可采购，金额超过 1 万元的必须签订合同。合同的审批流程是在总经理批准采购后，保障部负责进行签订合同流程。合同需以《中华人民共和国采购法》为依据，按公司相关规定进行合同管理，所有的采购合同必须经过分管副总及财务总监审批后交由总经理签字，最后交由综合部盖章存档。
首先保障部通过询价流程，与供应商沟通，并将达成一致条款汇总，制定采购合同;财务人员负责评审结算方式;相关部门根据技术要求对合同的质量条款等相关细节进行鉴定;然后将合同交由法律顾问，由法律顾问提供专业的法律意见;总经理参考律师意见对合同进行审批，批准通过后方可签订合同。如任意一个环节对合同存有异议，则需要该环节人员及时与保障部相关人员沟通商议，提供相应参考数据，以便于保障部与供应商重新修订采购合同。
2.加强采购合同执行的管理。
长影世纪城对各部门在采购合同执行中的角色进行明确分工，以加强对采购合同管理与执行的力度。合同在生效后的执行流程为：
(1)采购物资的交付及验收。
根据采购物资种类不同及采购方式存的差异，进行分部门分库房收付物资。专业的技术人员根据物资种类的技术参数进行质量检验和验收。如工程消耗材料应交由长影世纪城的工程部进行收货;消防类产品应交由长影世纪城的安保部进行收货;设备维护及改造类物资应交由长影世纪城的技术部负责收货;其他物资则应交由该物资的申请部门完成收货。检验人员需要核对产品的类型、规格、供货商、价格、数量等是否满足合同条款。
长影世纪城必须在收到货 3 个工作日内对所采购的物资进行具体验收，验收内容包括：检查货物包装是否完好;核实货物名称、规格型号及采购数量;设备安装调试是否合格;所采购的物资相关资料证件、配件及工具等是否齐全。根据所采购物资的用途不同，设置不同的检验与验收的标准，如园区大型设备类产的维修及改造，须由长影世纪城技术部经理及技术总监检验，验收合格后才能进行入库;消防类产品，须由长影世纪城安保部经理检验并鉴别产品资质证明的真伪，验收合格后才能进行入库;日常售卖的商品等，经营部员工检验无残损即可入库…等。各部门应该按照长影世纪城的物资及设备检验标准，在规定的时间内完成检验并协同库房管理员办理入库手续。供应商送货时应提供详细的清单，清单内容应包括合同编号、货物名称及规格型号、品牌、单价、数量、总价等所有采购信息明细。所有易燃、易爆、危险品应该贴上明显标识并注明储存条件等。
(2)合同的付款。
保障部根据采购物资向供应商提交订单，供应商根据订单内容发货给长影世纪城库房，同时向财务部提供对应真实有效的发票。库房管理员根据保障部提供的产品订单进行验收入库，入库后将入库单交给财务部，财务部核对产品订单、入库单及发票，确认无误之后会支付供应商相应的合同款。如遇核对过程中出现核对不实等问题，则由保障部收集入库单、产品订单、供应商发货清单及使用部门提交的采购申请单的复印件进行调查，并将调查结果反应给管理部门，必要时呈交书面材料，最终核对无误后再向供应商支付货款。
在采购物资所有款项支付之前，长影世纪城必须确保供应商提供的产品验收合格，并且收到与所支付货款总价相一致的有效发票。如因货物种类太多等原因无法详实的表达于发票上，可开“物资一批”的有效发票，但同时必须附有加盖与发票上一致的发票专用章的清单明细。长影世纪城于收到发票及明细并且确定有效之后的 10 日内支付合同款。
4.3.4 供应商管理优化。
供应商选择是所有采购业务工作的基础，是采购业务非常重要的环节。因而应该科学合理的对供应商进行分类，并且通过制定不同的采购策略达到提高采购效率，降低采购成本的目标。不但要从产品制造工序，设计理念，物资品质等方面多重考量，同时还应该考察供应商生产制造环节标准是否规范，经营状况是否良好，是否有完善的整体运作体系等相关方面的信息，以规避长影世纪城后续采购活动中可能存在的风险。
1.制定标准，确定战略合作伙伴。
长影世纪城应该选择质优价廉、交货及时、有售后维护保障、以及在业界信誉度较好的厂商初步成为企业战略合作伙伴。然后将各项指标汇总，严格打分，综合测评出评分高的厂商作为长影世纪城的合格供应商。选择适合长影世纪城运作的供应商，提高采购物资质量的同时可以降低质量检验成本，不仅有利于物资消耗的减少，也为简化采购流程等一系列操作提供了实惠便利。
2.以招投标方式甄选供应商。
作为采购业务中的核心关键，做好供应商开发与选择不但有利于提高保障部的绩效表现，节约长影世纪城的采购成本，提高长影世纪城效益。经过初步筛选，长影世纪城确定厂商范围，通过邀请招标的方式向这些厂商发出招投标邀请，让其根据长影世纪城的具体要求参与投标。参考其他企业及相关材料，从企业规模、企业资信、物品单价、物资品质及售后服务这五个方面进行标准评分，经过评定，选出评分最高的厂商签订合作协议，进行长期战略性合作。